Règlements
COOPÉRATIVE DE L'UNIVERSITÉ LAVAL
RÈGLEMENT NUMÉRO 1
RÈGLEMENT GÉNÉRAL
(Dernières modifications le 24 septembre 2009)
CHAPITRE 1-1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1-1.01 UTILISATION DES GENRES
Dans le présent règlement et dans tout autre document produit par la Coopérative, le générique masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte et sans discrimination. De plus, le pluriel comprend le singulier, féminin et masculin. Ces usages ne peuvent constituer un motif de contestation d'un règlement ou d'une politique de la Coopérative.
1-1.02 DÉFINITIONS
Dans le présent règlement et dans tout autre document produit par la Coopérative, à moins que le contexte n'indique un sens différent, les mots et expressions suivants désignent :
A. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE :
Les membres de la Coopérative réunis en assemblée annuelle ou en assemblée extraordinaire.
B. COMITÉ :
Le comité exécutif et tout autre comité de la Coopérative.
C. CONSEIL :
Le conseil d'administration de la Coopérative.
D. COOP ou COOPÉRATIVE :
Coopérative de l'Université Laval
E. DIRIGEANTS :
Le président, le vice-président, le secrétaire et le directeur général de la Coopérative.
F. ÉTUDIANT :
Toute personne admise à ce titre et qui est inscrite à au moins un cours par année dispensé par l'Université Laval ou par le Cégep Limoilou.
G. LOI
La Loi sur les coopératives , L.R.Q., chapitre C-67.2 et ses modifications.
H. MEMBRE :
Toute personne ou société admise à titre de membre de la Coopérative conformément à la loi et aux règlements de la Coopérative.
I. MEMBRE AUXILIAIRE :
Toute personne ou société admise à ce titre par le Conseil conformément à la loi et aux règlements de la Coopérative.
1-1.03 POUVOIRS DE LA COOPÉRATIVE
La Coopérative peut exercer tous les pouvoirs prévus par la Loi et les règlements.
CHAPITRE 1-2 CAPITAL SOCIAL DE LA COOPÉRATIVE
1-2.01 COMPOSITION
Le capital social de la Coopérative est composé de parts sociales souscrites par les Membres et les Membres Auxiliaires ainsi que des parts privilégiées émises et souscrites. Le capital social est variable.
1-2.02 PARTS SOCIALES
La part sociale de la Coopérative est de dix dollars (10$). Elle est payable au comptant et est indivisible. La Coopérative ne reconnaît qu'un seul propriétaire pour chaque part.
1-2.03 PARTS SOCIALES DE QUALIFICATION
Chaque Membre ou Membre auxiliaire est tenu de souscrire un minimum d’une (1) part sociale payable au moment de son adhésion.
1-2.04 PREUVE DE PROPRIÉTÉ ET CERTIFICATS
La propriété des parts sociales du Membre ou du Membre auxiliaire est constatée par l'inscription sur le registre prévu par la Loi. Toutefois, un certificat est émis sous la forme d'une carte de membre ou encore par inscription informatisée sur un autre support. Le seul fait de détenir des parts de la Coopérative ne confère aucun des droits réservés aux Membres, sauf celui d'en demander le remboursement conformément à la Loi et aux règlements de la Coopérative et aux résolutions.
En cas de perte, un duplicata de la carte de membre ou une réinscription informatique sur un autre support peut être émis ou fait si l'original a été perdu ou s'il est mutilé. Tout duplicata ou réinscription informatique est fait sur présentation d'une pièce d'identité indiquant le nom et l'adresse du Membre ou du Membre auxiliaire. Des frais d'administration peuvent être exigés pour tout duplicata ou réinscription informatisée sur un autre support.
1-2.05 REMBOURSEMENT
En cas de décès, de démission ou d’exclusion d’un Membre ou d’un Membre auxiliaire, la Coopérative, sous réserve des conditions prévues par la Loi, rembourse les sommes payées sur les parts sociales de ce Membre ou de ce Membre auxiliaire.
Sous réserve des restrictions prévues par la Loi, la Coopérative peut rembourser à ses Membres ou Membres auxiliaires les sommes versées sur leurs parts sociales autres que celles de qualification.
Tout remboursement se fera par ordre chronologique de réception des demandes. Le paiement par la Coopérative se fera dans les trente (30) jours qui suivront.
1-2.06 PARTS PRIVILÉGIÉES
Le Conseil peut émettre des parts privilégiées conformément aux dispositions de la Loi et à la politique qu'il se donne.
CHAPITRE 1-3 LES MEMBRES ET MEMBRES AUXILIAIRES
1-3.01 MEMBRES
1-3.01.01 CONDITIONS D'ADMISSION
Pour devenir Membre de la Coopérative, toute personne doit:
a) Être un Étudiant ou un employé de l’Université Laval ou du Cégep Limoilou;
b) Avoir la capacité effective d’être usager des services de la Coopérative;
c) Avoir un intérêt en tant qu'usager des services de la Coopérative;
d) Avoir fait parvenir au siège social de la Coopérative, à l'attention du secrétaire, une demande d'admission signée et conforme au texte que peut déterminer le Conseil ;
e) Avoir souscrit et payé la part sociale de qualification requise par le présent règlement ;
f) Avoir payé la contribution financière prévue par le présent règlement ;
g) S'engager à respecter les règlements et politiques de la Coopérative ;
h) Être admise par le Conseil ou par les personnes autorisées par le Conseil à cet effet.
1-3.01.02 PERTE DE LA QUALITÉ DE MEMBRE
La qualité de Membre se perd par décès, démission ou exclusion. Les personnes morales perdent leur qualité de Membre lorsqu’elles sont liquidées, mis en faillite ou dissoutes.
La qualité de Membre se perd également par la perte du statut d’Étudiant ou du statut d’employé de l’Université Laval ou du Cégep Limoilou. Le Membre devient alors Membre auxiliaire automatiquement, conserve la propriété de ses parts sociales et n’a pas à payer de nouveau la contribution financière exigée par le présent règlement.
1-3.02 MEMBRES AUXILIAIRES
1-3.02.01 CRÉATION DE LA CATÉGORIE DE MEMBRE AUXILIAIRE
Une catégorie de Membres auxiliaires est créée pour permettre;
a) Aux personnes qui sont des usagers des services de la Coopérative et qui ne sont ni Étudiants ou employés de l’Université Laval ou du Cégep Limoilou, d’être admises en cette qualité;
b) Aux personnes morales et aux sociétés qui sont des usagers de la Coopérative d’être admises en cette qualité.
1-3.02.02 CONDITIONS D'ADMISSION
Pour devenir Membre auxiliaire de la Coopérative, une personne physique ou morale doit:
a) Avoir la capacité effective d’être usager des services de la Coopérative;
b) Faire parvenir au siège social de la Coopérative, à l'attention du secrétaire, une demande d'adhésion signée et conforme au texte que peut déterminer le Conseil:
i. S’il s’agit d'une personne morale, la demande d'admission est faite par une résolution préalablement adoptée par les autorités compétentes et mentionnant le nom des individus autorisés à signer cette demande;
ii. S’il s’agit d'une coopérative, la demande d'admission doit être ratifiée par l'Assemblée Générale de ses Membres;
c) Souscrire et payer la part sociale de qualification exigée par le présent règlement;
d) S’engager à se conformer et à respecter les règlements de la Coopérative;
e) S'engager à payer la contribution financière exigée par le présent règlement;
f) Être admise par le Conseil.
Un Membre auxiliaire a tous les droits et privilèges que lui confère la Loi, ainsi que le présent règlement. Notamment, et entre autres, il a le droit et le privilège d'utiliser les services que détermine le Conseil, et ce, aux conditions fixées par celui-ci. De plus, il peut être présent aux réunions de l'Assemblée Générale, mais il n'a pas le droit de vote.
Les articles 1-3.03 et 1-3.04 du présent règlement concernant la démission, la suspension et l’exclusion d’un Membre s’appliquent également au Membre auxiliaire.
1-3.03 DÉMISSION
Tout Membre peut démissionner en donnant un avis écrit de trente (30) jours au secrétaire de la Coopérative.
a) Un Membre est réputé avoir démissionné s’il a, depuis trois ans, cessé de faire affaire avec la Coopérative ou de participer aux activités de cette dernière;
b) Tout Membre, qui aura démissionné ou qui est réputé avoir démissionné et qui ne demande pas le remboursement de ses parts de qualification dans l’année qui suit sa démission, est réputé en avoir fait don à la Coopérative;
c) Dans le cas d’un Membre démissionnaire, la perte de ses droits prend effet à la plus rapprochée des dates suivantes :
i. L’acceptation par le Conseil;
ii. Trente (30) jours après la réception de l’avis de démission par le Conseil.
1-3.04 SUSPENSION ET EXCLUSION
Le Conseil peut suspendre ou exclure un Membre pour les motifs et selon les procédures prévues par la Loi. Le Conseil cependant ne peut suspendre ou exclure un Membre qui est administrateur, tant que son mandat d'administrateur n'a pas été révoqué, conformément à la Loi.
Dans le cas d'un Membre exclu ou suspendu, la perte des droits prend effet à compter de la date précisée dans l’avis écrit de la décision du Conseil que lui transmet la Coopérative.
1-3.05 DROITS
Les Membres et les Membres auxiliaires ont les droits, les devoirs et les privilèges que leur accordent la Loi et les règlements de la Coopérative.
1-3.06 CONTRIBUTION FINANCIÈRE
Au moment de son adhésion, le Membre ou le Membre auxiliaire doit payer au comptant une contribution à un fonds coopératif, de même que, s'il y a lieu, une partie des autres frais d'exploitation de la Coopérative. Le montant total de cette contribution financière est déterminé par le Conseil. Le fonds coopératif sera géré par le Conseil d’administration qui fera un rapport à l’Assemblée générale
CHAPITRE 1-4 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES
1-4.01 COMPOSITION
Les Membres de la Coopérative présents à l'assemblée annuelle ou en assemblée extraordinaire, constituent l'Assemblée Générale et forment quorum.
1-4.02 ASSEMBLÉE ANNUELLE
L'assemblée annuelle est tenue dans les délais prévus par la Loi. Elle est décrétée par le Conseil qui en détermine la date, l'heure et le lieu et qui décide du projet d'ordre du jour. Le projet d'ordre du jour doit comporter au moins les sujets suivants :
a) Adoption du projet d'ordre du jour ;
b) Adoption du procès-verbal de la dernière réunion ;
c) Étude du rapport annuel et du rapport du vérificateur ;
d) Répartition des trop-perçus (s'il y a lieu) ;
e) Nomination du vérificateur ;
f) Élection des administrateurs;
g) Période de questions.
1-4.03 ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE
Conformément à la Loi et au présent règlement, la tenue d'une Assemblée Générale extraordinaire est décrétée :
a) Par le Conseil ou le président de la Coopérative. Ils peuvent décréter la tenue d'une assemblée extraordinaire lorsqu'ils le jugent utile ;
b) Par le Conseil sur requête de cinq cents (500) Membres, si la Coopérative en compte deux mille (2 000) ou plus ou du quart des Membres si elle en compte moins de deux mille (2 000). La requête doit alors faire mention des sujets pour lesquels la tenue de l’assemblée extraordinaire est demandée;
Dans chacun des cas précédemment décrits, le secrétaire de la Coopérative ou, à défaut, le président doit convoquer une assemblée extraordinaire.
Si l'assemblée n'est pas tenue dans les vingt et un (21) jours de la date de la demande, faite par les Membres, deux (2) signataires de la requête faite par les Membres peuvent convoquer l'assemblée.
1-4.04 AVIS DE CONVOCATION
L'avis de convocation de toute Assemblée Générale doit être donné :
a) Par le secrétaire ou, à défaut, par le président, le vice-président ou par toute autre personne autorisée par la Loi ;
b) Au moins dix (10) jours avant la date fixée pour l'ouverture de la réunion;
c) Par le biais d'affiches disposées à l'intérieur des locaux de la Coopérative ou à une distance n'excédant pas cinq (5) mètres.
1-4.05 L'AVIS DE CONVOCATION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DOIT FAIRE MENTION :
1. Du projet d'ordre du jour de la réunion, du lieu, de la date et de l’heure ; ET
2. De tout règlement et amendement à un règlement pouvant y être débattu ou adopté.
1-4.06 POUVOIRS ET DEVOIRS DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
L'Assemblée Générale exerce les pouvoirs et accomplit les devoirs que lui confèrent la Loi et les règlements.
1-4.07 FORCE DES DÉCISIONS
Les décisions prises par l'Assemblée Générale sont obligatoires pour tous, même pour les absents, les dissidents et autres. Elles ne peuvent être annulées sous prétexte que quelques Membres n'ont pas été avisés de la tenue de l'assemblée.
1-4.08 OBSERVATEURS
Des tiers, invités par le Conseil, le président, le directeur général ou autorisés par l'assemblée, peuvent assister à une réunion de l'Assemblée Générale. Ils sont présentés à l’assemblée qui décide si ces tiers ont droit de parole, toutefois ils ne peuvent avoir droit de vote.
1-4.09 CODE
Le Code Morin est le Code d'assemblée délibérante à l'occasion de l'Assemblée Générale de la Coopérative.
1-4.10 DROIT DE VOTE
Seuls les Membres ont le droit de vote à l'Assemblée Générale.
Les Membres auxiliaires n’ont pas le droit de vote, mais peuvent assister à l’Assemblée Générale avec droit de parole.
Les Membres doivent fournir, en plus de leur carte de membre, une carte d’étudiant ou d’employé de l’Université Laval ou du Cégep Limoilou pour authentifier leur statut de Membre et obtenir leur droit de vote.
Chaque Membre a droit à un vote, quel que soit le nombre de parts sociales qu'il possède.
Ce vote peut être exercé par un représentant, conformément aux dispositions prévues par la Loi.
Le vote est pris à main levée, à moins que l'assemblée n’en décide autrement.
1-4.11 MAJORITÉ ET VOTE PRÉPONDÉRANT
Les décisions sont prises à la majorité des voix, sauf lorsque la Loi en dispose autrement. S’il y a égalité des voix, le vote du président d’assemblée, s’il est Membre de la Coopérative est prépondérant.
CHAPITRE 1-5 CONSEIL D'ADMINISTRATION
1-5.01 COMPOSITION
Le Conseil est composé de quinze (15) administrateurs élus conformément aux dispositions de la Loi, du présent règlement et du Règlement sur la procédure d’élection des administrateurs.
2. ÉLIGIBILITÉ DES NON-MEMBRES
Les non-membres de la Coopérative sont éligibles aux postes d’administrateurs. Leur candidature est recommandée à l’assemblée par le Conseil conformément aux dispositions de la Loi et du présent règlement.
Le nombre de postes occupés par les non-membres ne doit pas excéder le tiers du nombre total de postes d’administrateurs.
1-5.03 INÉLIGIBILITÉ
Un Membre est inéligible à un poste d’administrateur s’il n’a pas acquitté tout montant exigible ou s’il est employé de la Coopérative.
1-5.04 MANDATS ET MODE DE ROTATION
Le mandat d'un membre du Conseil appartenant aux sièges des groupes 1 à 4 est de deux (2) ans.
Le mandat d’un membre du Conseil appartenant aux sièges non-membres est de un (1) an.
Les mandats des administrateurs dont le numéro de siège est impair expirent lors des années impaires. Les mandats des administrateurs dont le numéro de siège est pair expirent lors des années paires.
L'élection des administrateurs se fait groupe par groupe y compris pour les sièges vacants qui n'ont pas été comblés par le Conseil avant la tenue de l'assemblée annuelle. Dans ce dernier cas, le mandat de l'administrateur élu ne peut excéder la durée non écoulée du mandat initial.
La procédure et le mode d'élection sont déterminés au Règlement sur la procédure d'élection des administrateurs.
1-5.05 VACANCE
Un siège au Conseil est déclaré vacant :
a) lorsqu'il n'est pas pourvu lors de l'élection de l'Assemblée Générale ;
OU
b) lorsqu'un membre du Conseil décède, démissionne ou est révoqué conformément à la Loi et aux règlements.
1-5.06 RÉVOCATION
Un membre du Conseil peut être révoqué de ses fonctions par décision des Membres qui ont le droit de l'élire lors d'une assemblée extraordinaire à laquelle seuls ces membres sont convoqués.
Toute révocation doit être faite conformément à la Loi. Si plus d'un membre du Conseil est mis en cause, il faut une proposition distincte pour chacun d'entre eux.
1-5.07 DÉMISSION
Un membre du Conseil peut démissionner de ses fonctions en adressant un avis écrit au siège social de la Coopérative. Sa démission devient effective lors de sa réception par le Conseil.
La démission d'un membre entraîne déchéance en tant qu'administrateur, le cas échéant.
1-5.08 REMPLACEMENT DES ADMINISTRATEURS EN CAS DE VACANCE
Dans le cas de vacance d'un ou de plusieurs sièges, le Conseil peut y pourvoir. Les administrateurs ainsi nommés restent en fonction jusqu'au moment où expire le mandat de leurs prédécesseurs. L'administrateur remplaçant doit être un membre du groupe dont le siège est vacant.
1-5.09 POUVOIRS DU CONSEIL
Le Conseil jouit de tous les pouvoirs, adopte toute résolution et pose tout acte que la Coopérative peut elle-même exercer, adopter et poser, et qui ne sont pas expressément réservés à l'Assemblée Générale par la Loi, les statuts ou les règlements. Sans restreindre la portée de ce qui précède, et en outre des pouvoirs qui lui sont nommément conférés par la Loi, le Conseil peut, notamment et entre autres :
a) Exercer les pouvoirs d'emprunt que lui confèrent les règlements;
b) Adopter ou modifier toute politique utile à l'administration et à la conduite des affaires de la Coopérative ;
c) Poser les gestes politiques utiles, conformément aux objectifs de la Coopérative et aux exigences de l'intercoopération ;
d) Élaborer et conclure avec tout organisme et toute personne les ententes pouvant faciliter l'atteinte des objectifs de la Coopérative ;
e) Nommer, révoquer et remplacer les Dirigeants de la Coopérative, les membres du Comité exécutif ainsi que les membres de tout Comité ;
f) Acquérir tout bien, meuble ou immeuble, corporel ou incorporel ;
g) Émettre des parts privilégiées conformément à la politique qu’il se donne.
1-5.10 DEVOIRS DU CONSEIL
En outre des devoirs nommément imposés au Conseil par la loi et par les règlements, le Conseil doit notamment et entre autres :
a) Planifier la poursuite des objectifs économiques et sociaux de la Coopérative (dans l’intérêt de la Coopérative et en les adaptant aux exigences de l'intercoopération;
b) Exercer une surveillance efficace sur la gestion de la Coopérative ;
c) Exiger périodiquement un rapport écrit et fidèle sur l'état de la situation financière de la Coopérative ;
d) Exécuter avec diligence et efficacité les pouvoirs et les devoirs qui lui reviennent à titre d'actionnaire ou autrement en rapport avec la gestion des personnes morales dans lesquelles la Coopérative détiendrait directement des intérêts;
e) Désigner les délégués et substituts devant représenter la Coopérative auprès des organismes auxquels elle participe à titre de membre, d'actionnaire, ou à tout autre titre;
f) Adopter les prévisions budgétaires.
1-5.11 RÉUNIONS
Le Conseil se réunit au moins six (6) fois par année.
1-5.12 NOMINATION DES DIRIGEANTS
Le Conseil doit se réunir après l'assemblée annuelle. Le Conseil choisit en son sein le président et le vice-président.
1-5.13 CONVOCATION
Le Conseil se réunit sur convocation du président ou de deux administrateurs. La réunion est convoquée par avis, cinq (5) jours avant la date fixée pour sa tenue lorsqu'elle n'a pas lieu à l'endroit, à la date et à l'heure fixés au calendrier des réunions. Cet avis est transmis par écrit à la dernière adresse (postale ou électronique) connue de chaque membre du Conseil.
1-5.14 CONTENU DE L'AVIS DE CONVOCATION
L'avis de convocation à une réunion du Conseil doit être accompagné :
1. Du procès-verbal de la dernière réunion ;
2. Du projet d'ordre du jour de la réunion ;
3. Et, si possible, de tous les documents nécessaires à la délibération des sujets inscrits au projet d'ordre du jour.
1-5.15 QUORUM
Le quorum au Conseil est la majorité des administrateurs.
1-5.16 MAJORITÉ DES VOIX
Les décisions du Conseil sont prises à la majorité des voix exprimées par les administrateurs présents. En cas de partage, le président de la réunion a voix prépondérante.
1-5.17 RÉMUNÉRATION ET FRAIS
La fonction d'administrateur est bénévole. Les administrateurs ont toutefois droit:
a) Au remboursement des frais justifiables encourus dans l'exercice de cette fonction, le tout en conformité avec les politiques de la Coopérative ;
b) À une rémunération dont le Conseil fixe le montant lorsqu'un administrateur a pour mandat du Conseil de représenter la Coopérative hors des réunions du Conseil.
1-5.18 OBSERVATEURS
Des tiers, invités par un membre du Conseil et autorisés par celui-ci peuvent assister à une réunion du Conseil. Le Conseil décide si ces tiers ont droit de parole.
CHAPITRE 1-6 COMITÉ EXÉCUTIF ET AUTRES COMITÉS
1-6.01 COMPOSITION
Le Conseil est autorisé à constituer un Comité exécutif composé d’un total de quatre (4) administrateurs. Le président et le vice-président sont membres d’office du Comité exécutif.
Les administrateurs non-membres visés à l’article 2-1.02.02 du règlement numéro 2 ne peuvent être membres du Comité exécutif.
1-6.02 RÉUNIONS ET CONVOCATION
Le Comité exécutif se réunit sur convocation du président ou de deux (2) de ses membres.
La réunion est convoquée par avis, au moins quarante-huit (48) heures avant la tenue d'une réunion lorsque la réunion n'a pas lieu à l'endroit, à la date et à l'heure fixés au calendrier des réunions.
Cet avis est transmis par écrit à la dernière adresse (postale ou électronique) connue de chaque membre du Comité exécutif.
Le directeur général assiste aux réunions du Comité exécutif avec droit de parole.
1-6.03 OBSERVATEURS
Des tiers, invités par un membre du Comité et autorisés par celui-ci peuvent assister à une réunion du Comité. Le Comité décide si ces tiers ont droit de parole.
1-6.04 CONTENU DE L'AVIS DE CONVOCATION
L'avis de convocation à une réunion du Comité exécutif doit être accompagné :
a) Du procès-verbal de la dernière réunion ;
b) Du projet d'ordre du jour de la réunion ;
c) Et, si possible, de tous les documents nécessaires à la délibération des sujets inscrits au projet d'ordre du jour.
1-6.05 QUORUM
Le quorum au Comité exécutif est la majorité des administrateurs.
1-6.06 MAJORITÉ DES VOIX
Les décisions du Comité exécutif sont prises à la majorité des voix exprimées par les administrateurs présents. En cas de partage, le président de la réunion a voix prépondérante.
1-6.07 RÉMUNÉRATION ET FRAIS
Les membres du Comité exécutif sont bénévoles. Ils ont toutefois droit:
a) Au remboursement des frais justifiables encourus dans l'exercice de cette fonction, le tout en conformité avec les politiques de la Coopérative;
b) À une rémunération dont le Conseil fixe le montant lorsqu'un administrateur a pour mandat du Conseil de représenter la Coopérative hors des réunions du Comité exécutif.
8. CONSTITUTION D’AUTRES COMITÉS
Le Conseil peut constituer d’autres Comités composés d’administrateurs, déterminer leur mandat et leur déléguer certains de ses pouvoirs. Ces Comités doivent faire rapport au Conseil.
CHAPITRE 1-7 DIRIGEANTS DE LA COOPÉRATIVE
1-7.01 LA PRÉSIDENCE
Sous l'autorité du Conseil, la présidence :
a) Préside ou voit à faire présider les réunions de l'Assemblée Générale, du Conseil et du Comité exécutif, y maintient l'ordre et en dirige les délibérations ;
b) S'assure du respect de la loi, des règlements, des politiques et des règles d'action Coopérative ;
c) Voit à la réalisation des objectifs et à l'exécution des décisions de la Coopérative;
d) Veille à l'efficacité du Conseil et des autres Comités ;
e) Exerce une surveillance générale sur les affaires de la Coopérative ;
f) Assure la représentation officielle de la Coopérative en collaboration avec le directeur général ;
g) Voit à la rédaction et présente le rapport d'activité du Conseil à l'assemblée annuelle ;
h) Prépare ou voit à faire préparer la formation des administrateurs ;
i) Est responsable de la correspondance du Conseil et du Comité;
j) S'acquitte des autres devoirs attachés à sa charge ou qui lui sont confiés par le Conseil ou le Comité exécutif.
1-7.02 LA VICE-PRÉSIDENCE
Sous l'autorité du Conseil, la vice-présidence :
a) Assiste la présidence dans l'exercice de ses fonctions ;
b) Exerce les pouvoirs de la présidence en cas d'absence, d'incapacité d'agir ou à la demande de celle-ci ;
c) Voit à la préparation et à l'organisation de l'Assemblée Générale annuelle ;
d) Exécute toute autre tâche que lui assigne l'Assemblée Générale, le Conseil ou le Comité exécutif.
1-7.03 LE SECRÉTARIAT
Sous l'autorité du Conseil, le secrétariat:
a) S’assure que la Coopérative possède et met à jour ses archives et les registres prévus par la loi;
b) Veille à ce que les avis de convocation des réunions, de l'Assemblée Générale, du Conseil et du Comité exécutif soient transmis;
c) Prends note ou voit à faire prendre note des délibérations, s'assure de la bonne rédaction des procès-verbaux, des réunions de l'Assemblée Générale, du Conseil et du Comité exécutif, et veille à leur conservation dans les archives;
d) Veille à la tenue du registre des différentes catégories de Membres ;
e) Effectue toute autre tâche que lui assigne le Conseil ou le Comité exécutif.
1-7.04 LA DIRECTION GÉNÉRALE
Le Conseil confie la gestion de la Coopérative à une direction générale qu'il choisit et dont il fixe les conditions d'emploi par contrat.
La direction générale exerce sa fonction sous l'autorité du Conseil et notamment:
a) Dirige et contrôle l'ensemble des activités commerciales de la Coopérative;
b) A la responsabilité immédiate des biens meubles et immeubles de la Coopérative;
c) Agit en conformité avec les politiques, les budgets et les plans d'organisation déterminés par le Conseil;
d) Est responsable de la gestion du personnel et informe le Conseil des nominations, suspensions, congédiements ou mises à pied d'employés;
e) Doit être présente aux réunions du Conseil et du Comité exécutif à moins de décisions contraires du Conseil;
f) Représente la Coopérative et agit à titre de porte-parole officiel de celle-ci devant toute personne ou organisme, et ce, suivant les politiques établies par le Conseil;
g) Maintiens les relations avec le réseau des Coopératives en milieu scolaire;
h) Respecte ses conditions d'emploi et son contrat de travail;
i) Accompli toute autre activité assignée par le Conseil ou le Comité exécutif.
CHAPITRE 1-8 Activités
1-8.01 EXERCICE FINANCIER
L'exercice financier de la Coopérative s'étend du 1er juin d'une année au 31 mai de l’année suivante.
1-8.02 TROP-PERÇUS ANNUELS
L'Assemblée Générale annuelle décide de la répartition des trop-perçus annuels conformément à la Loi, aux statuts et sur la base de recommandations préparées par le Conseil.
1-8.03 LIVRES ET REGISTRES
La Coopérative doit constater ses opérations en tenant les livres et registres nécessaires prévus par la loi.
1-8.04 APPROBATION DES ÉTATS FINANCIERS
Les états financiers vérifiés doivent être approuvés par le Conseil et cette approbation doit être attestée par deux (2) administrateurs autorisés à cette fin.
1-8.05 VÉRIFICATEUR
La Coopérative nomme à chaque assemblée annuelle un vérificateur dont le mandat expire à l'assemblée annuelle suivante. Le vérificateur doit être membre de l'un des ordres professionnels comptables mentionnés dans le Code des professions.
CHAPITRE 1-9 DISPOSITIONS TRANSITOIRES
1-9.01 MISE EN VIGUEUR ET ABROGATIONS
Le présent règlement entre en vigueur au moment de son adoption par l'Assemblée Générale de la Coopérative. Il abroge, annule et remplace le Règlement alors en vigueur ainsi que tout autre règlement, document ou résolution aux mêmes effets.
CERTIFICAT DU SECRÉTAIRE
Je, soussigné(e), secrétaire de la Coopérative, certifie que le règlement qui précède a été adopté à la majorité des voix exprimées par les Membres ou représentants présents à l’Assemblée Générale tenue le 24 septembre 2009.
Secrétaire de la Coopérative
RÈGLEMENT NUMÉRO 2
RÈGLEMENT SUR LA PROCÉDURE D'ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS
(Dernières modifications le 24 septembre 2009)
CHAPITRE 2-1 COMPOSITION DU CONSEIL
2-1.01 DIVISION DES MEMBRES EN GROUPE
2-1.01.01 Aux fins de la représentation des administrateurs au Conseil, la Coopérative divise ses Membres en 4 groupes :
Le groupe 1 est composé des étudiants de l’Université Laval qui sont membres de la Coopérative
Le groupe 2 est composé des employés du Cégep Limoilou qui sont membres de la Coopérative
Le groupe 3 est composé des étudiants du Cégep Limoilou qui sont membres de la Coopérative
Le groupe 4 est composé des employés de l’Université Laval qui sont membres de la Coopérative.
2-1.01.02 Chaque groupe est représenté au Conseil par au moins un (1) administrateur élu.
2-1.02 RÉPARTITION DES SIÈGES
2-1.02.01 Le Conseil est composé de quinze (15) administrateurs. Onze (11) sièges sur quinze (15) sont réservés aux Membres et répartis comme suit :
Groupe 1 : sept (7) administrateurs sont élus parmi les Membres Étudiants de l’Université Laval selon la procédure prévue au présent règlement et occupent les sièges 1 à 7;
Groupe 2 : un (1) administrateur est élu parmi les Membres employés du Cégep Limoilou selon la procédure prévue au présent règlement et occupe le siège 8;
Groupe 3 : un (1) administrateur est élu parmi les Membres Étudiants du Cégep Limoilou selon la procédure prévue au présent règlement et occupe le siège 9;
Groupe 4 : deux (2) administrateurs sont élus parmi les Membres employés de l’Université Laval selon la procédure prévue au présent règlement et occupent les sièges 10 à 11;
2-1.02.02 Quatre (4) sièges sur quinze(15) sont réservés à des personnes non-membres et répartis comme suit :
Quatre (4) administrateurs non-membres occupent les sièges 12 à 15. Leur candidature est recommandée à l’Assemblée Générale par le Conseil.
Chapitre 2-2 PROCESSUS DE MISE EN CANDIDATURE
2-2.01 L'ADMISSIBILITÉ DES CANDIDATS
Pour être éligible à un siège d'administrateur relevant des groupes 1 à 4, le candidat doit:
a) Être Membre de la Coopérative;
b) Avoir remis son bulletin de candidature conformément aux dispositions du présent règlement à moins que le président d’élection reçoive les propositions de candidature de l’assemblée pour un siège qui n’a pas été comblé suite à l’élection.
2-2.02 PÉRIODE DE MISE EN CANDIDATURE ET BULLETINS DE CANDIDATURE
Tout Membre ayant droit de vote qui désire proposer une candidature y compris celle d'un administrateur en poste, doit produire un bulletin de candidature écrit aux bureaux administratifs de la Coopérative au plus tard avant l’ouverture de l'Assemblée Générale.
Le Membre proposant et le Membre candidat doivent faire partie du groupe auquel le siège brigué est dévolu.
Le bulletin de candidature est disponible aux bureaux administratifs de la Coopérative et sur son site Internet. Ce bulletin, adressé à la direction générale et reçu par une personne déléguée par celle-ci, doit être contresigné par le candidat et contenir les renseignements suivants:
a) Le nom, la signature et le numéro du Membre proposant;
b) Le nom, la signature et le numéro du Membre candidat;
c) Le groupe de Membres auquel il appartient;
d) Les coordonnées du candidat;
e) Un bref résumé des motifs qui l'amènent à soumettre sa candidature.
Le bulletin doit en outre être accompagné d'une lettre de démission, lorsque le candidat occupe déjà un autre siège électif.
La période de mise en candidature se termine à l’ouverture de l’Assemblée Générale.
S'il y a plusieurs avis de candidature transmis par un même candidat, seul le premier reçu est admissible.
3. ADMINISTRATEUR NON MEMBRE
Le candidat non-membre n’a pas à produire de bulletin de candidature.
Chapitre 2-3 PROCESSUS D'ÉLECTION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
2-3.01 OFFICIERS D'ÉLECTION
L'assemblée nomme un président et un secrétaire d'élection ainsi que deux scrutateurs. Après avoir accepté d'agir en cette qualité, ces personnes ne peuvent être mises en nomination pour un poste d’administrateur.
2-3.02 INFORMATION AUX MEMBRES
Le président d'élection informe l'assemblée du nombre de sièges qui doivent être comblés:
a) Des numéros de sièges et des noms des administrateurs dont le mandat est terminé en indiquant, pour chacun, s'il est rééligible lorsqu’il pose sa candidature à nouveau;
b) Des numéros de sièges et des noms des administrateurs dont les sièges sont devenus vacants en indiquant pour chacun la durée non écoulée du mandat ;
c) De l’identité du groupe auquel chacun de ces sièges est dévolu ;
d) Des critères d’éligibilité, des exigences et des responsabilités rattachées aux sièges à pourvoir ;
e) De la procédure de mise en nomination et de la procédure d'élection.
f) Le président fait part des mises en candidature d’administrateurs non membres que le Conseil recommande:
2-3.03 MISES EN NOMINATION - ACCEPTATION DES CANDIDATS MEMBRES
Après s'être assuré de la validité des bulletins de mises en candidature, le président d'élection procède, groupe par groupe, à la lecture de tous les bulletins de mises en candidature reçus avant la fin de la période de mise en candidature. Par la suite, il demande à chacun des candidats présents s'il accepte sa mise en candidature.
Si un candidat a respecté le délai relatif au dépôt de son bulletin de candidature et qu'il remplit les autres critères d'admissibilité, sa candidature est acceptée et ce, même s'il ne peut se présenter à l'assemblée.
4. ACCEPTATION DES CANDIDATS NON-MEMBRES
Les mises en candidature de personnes non membres au poste d’administrateur sont recommandées à l’Assemblée Générale par le Conseil qui s’est préalablement assuré du consentement de ces personnes.
Chaque mise en candidature doit être acceptée à la majorité des Membres présent à l’Assemblée Générale.
Si aucune des candidatures n’est acceptée par l’Assemblée Générale, cette dernière doit combler ces postes.
2-3.05 ALLOCUTION DES CANDIDATS
Au terme des mises en nomination, chaque candidat doit expliquer dans un maximum de trois (3) minutes les raisons de sa candidature.
2-3.06 ÉLECTION PAR GROUPE
Les élections se font par groupe, selon la procédure suivante :
a) Les élections se font par groupe en débutant par le groupe numéro un (1) pour se poursuivre dans l’ordre jusqu’au groupe numéro quatre (4);
b) S’il y a autant ou moins de candidatures dans un groupe que le nombre de sièges en élection pour ce groupe, le ou les candidats sont déclarés élus;
c) S’il n’y a pas de candidatures ou pas assez de candidatures pour combler tous les sièges en élection dans un groupe, ce ou ces sièges sont déclarés temporairement vacants;
d) S’il y a plus de candidatures dans un groupe que le nombre de sièges en élection pour ce groupe, il y a scrutin secret. Seuls les Membres faisant partie de ce groupe ont droit de vote. Après un tour de scrutin, le président d’élection attribue le ou les sièges qui étaient en élection au ou aux candidats qui ont obtenu le plus de votes;
e) Si des sièges ne sont pas comblés suite aux procédures énumérées plus haut, le président d’élection fait appel à l’assemblée pour combler les sièges restants et reçoit les autres candidatures qui sont alors proposées, même si aucun bulletin n’avait été transmis dans les délais. Les candidats proposés ne sont éligibles que s’ils signifient leur acceptation. Le candidat doit faire partie du groupe auquel le siège est dévolu. S’il n’y a pas de nouveau candidat, le président déclare alors les sièges non pourvus comme vacants.
2-3.07 CONTESTATION DE L'APPARTENANCE À UN GROUPE
a) Suite à une proposition appuyée minimalement par cinq Membres, le président doit vérifier le statut d’un Membre dont l’appartenance à un groupe est remise en question;
b) Le Membre dont l’appartenance est ainsi remise en question, devra faire la preuve de son statut, séance tenante;
c) Le président détermine alors si le Membre en question est apte à voter et dans quel groupe il doit le faire. Sa décision est finale et sans appel.
2-3.08 DISTRIBUTION DES BULLETINS DE VOTE
Les scrutateurs posent leurs initiales sur les bulletins de vote et en donnent un à chaque Membre ayant droit de vote relativement au siège à combler.
2-3.09 DÉPOUILLEMENT ET VALIDITÉ DES BULLETINS
Les scrutateurs dépouillent le scrutin et rejettent sans les comptabiliser, tout bulletin qui:
a) Ne porte pas les initiales d'un scrutateur;
b) Comporte plus d'inscriptions qu'il y a de sièges à pourvoir;
c) Comporte une ou des inscriptions autres que celles demandées par le président d'élection;
d) Permet d'identifier la personne qui a voté.
2-3.10 VÉRIFICATION DES RÉSULTATS
Les scrutateurs transmettent les résultats au président d'élection qui s'assure que ceux-ci n'entraînent aucune dérogation à la loi et aux règlements de la Coopérative.
2-3.11 DÉVOILEMENT DES RÉSULTATS
Le président d'élection déclare élu le candidat ou les candidats qui ont obtenu le plus de voix.
Le président d'élection ne dévoile pas le nombre de voix obtenues par chaque candidat sauf, séance tenante, à la demande de la majorité de l'assemblée.
Les candidats déclarés élus par le président d'élection sont administrateurs de la Coopérative.
2-3.12 ÉGALITÉ DES VOIX
Si une égalité des voix empêche de déclarer élus un ou plusieurs candidats, le scrutin est repris entre les candidats égaux. Avant le tour de scrutin additionnel, tout candidat peut se désister. En cas de nouvelle égalité, le candidat élu est choisi par tirage au sort.
2-3.13 RECOMPTAGE
Il y a recomptage si au moins le tiers des Membres présents le demande. Ce recomptage est effectué séance tenante par le président et le secrétaire d'élection, en présence des scrutateurs et des candidats qui le désirent. Les résultats de ce recomptage sont définitifs.
2-3.14 DESTRUCTION DES BULLETINS
Les bulletins de vote doivent être détruits immédiatement après la clôture de l'assemblée.
2-3.15 DÉCISIONS DU PRÉSIDENT D'ÉLECTION
La décision du président d'élection, quant à la procédure, oblige l'assemblée, à moins que cette dernière ne renverse une décision présidentielle, à la majorité des deux tiers (2/3).
Chapitre 2-4 DISPOSITIONS TRANSITOIRES
2-4.01 MISE EN VIGUEUR ET ABROGATIONS
Le présent règlement entre en vigueur au moment de son adoption par l'Assemblée Générale de la Coopérative. Il abroge, annule et remplace le Règlement sur la procédure d’élection des administrateurs alors en vigueur ainsi que tout autre règlement, document ou résolution aux mêmes effets.
CERTIFICAT DU SECRÉTAIRE
Je, soussigné(e), secrétaire de la Coopérative, certifie que le règlement qui précède a été adopté à la majorité des voix exprimées par les Membres ou représentants présents à l’Assemblée Générale tenue le 24 septembre 2009.
Secrétaire de la Coopérative
RÈGLEMENT NUMÉRO 3
RÈGLEMENT GÉNÉRAL D'EMPRUNT
(Dernières modifications le 24 septembre 2009
3-1.01 LE CONSEIL PEUT, LORSQU’IL LE JUGE OPPORTUN:
Faire des emprunts de deniers sur le crédit de la Coopérative;
a) Émettre des obligations ou autres valeurs de la Coopérative et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables;
b) Hypothéquer ou autrement, donner en garantie les biens de la Coopérative (article 89 al. 3), et sans limiter la généralité de ce qui précède;
c) Hypothéquer tous ses biens meubles ou immeubles, présents et futurs, corporels et incorporels;
d) Vendre ses créances ou comptes de livres, actuels ou futurs ou les versements dus ou à échoir sur les parts conformément aux dispositions du Code civil du Québec relatives à la cession de créances.
3-1.02 MISE EN VIGUEUR ET ABROGATIONS
Le présent règlement entre en vigueur au moment de son adoption par l'Assemblée Générale de la Coopérative. Il abroge, annule et remplace le Règlement général d’emprunt alors en vigueur ainsi que tout autre règlement, document ou résolution aux mêmes effets.
ADOPTÉ
CERTIFICAT DU SECRÉTAIRE
Je, soussigné(e), secrétaire de la Coopérative, certifie que le règlement qui précède a été adopté à la majorité des voix exprimées par les Membres ou représentants présents à l'Assemblée Générale tenue le 24 septembre 2009.
Secrétaire de la Coopérative